Servizio Wedding Coordinator

01 Nov Servizio Wedding Coordinator

Buongiorno! Questo è il Life Model Decoy di Claudia Carbonara. Claudia è partita per andare al Lucca Comics and Games e ha in programma di godersi qualche meritato giorno di vacanza, ma grazie alla fenomenale tecnologia Stark (anche detta programmazione dei post) il blog va avanti lo stesso!!!

Scherzi a parte, per l’articolo di oggi ho scelto un argomento che mi sta molto a cuore e che si ricollega a  questo articolo di Elena di Wedding in Wonderland una delle più famose blogger italiane del mondo delle nozze.

Parliamo del servizio di Wedding Coordinator. Che cos’è? Roba che si mangia?

Spesso per cercare di spiegare questo servizio ho usato il termine “regia dell’evento“, oppure ho paragonato il Wedding Coordinator ad un direttore d’orchestra, ma mi sono accorta che probabilmente è chiaro solo a me che questo lavoro lo faccio. E questo non va bene, giusto? Giusto! Quindi ho deciso di spiegarlo più nel dettaglio, non solo per le coppie ma anche per chi si avvicina a questa professione.

Il Wedding Coordinator è in realtà una figura professionale diversa dal Wedding Planner, ma in Italia le due figure sono generalmente associate (in un puzzle che comprende molti ruoli, di cui vi parlerò più approfonditamente) e quindi è un lavoro che svolgo in prima persona. I compiti del Wedding Coordinator, a differenza di quelli del Wedding Planner (che, ricordo, come dice la parola organizza, quindi non si occupa di sistemare fiocchetti/allestimenti/fiori/confetti ecc…), si concentrano durante il giorno dell’evento, ma il lavoro inizia un po’ prima. Parlando in senso generale il Wedding Coordinator, anche stavolta come dice la parola, coordina. Coordina i fornitori e fa da caposquadra, supervisiona le attività della giornata, gestisce le tempistiche, controlla che tutto si svolga come da programma. In pratica rappresenta gli sposi, diventa i loro occhi e le loro orecchie in caso di difficoltà, e si fa carico di verificare l’andamento della giornata mentre loro sono giustamente impegnati in altro. Questo consente agli sposi di non preoccuparsi e di vivere il grande giorno in modo spensierato.

Scendendo più nel dettaglio vi illustro il mio modo di fare il Wedding Coordinator, elencandovi i punti che sono presenti nel servizio completo:

 Prima di tutto faccio una chiacchierata con gli sposi, per farmi raccontare tutto quello che hanno organizzato per il grande giorno e per capire quali sono le loro ansie principali, che cosa li preoccupa. Questo per me è molto importante perchè il mio scopo è farli rilassare e far sapere loro che andrà tutto bene.

 Faccio un sopralluogo nelle varie location del matrimonio, studiando i percorsi e analizzando eventuali criticità, per esempio problemi di traffico, strade chiuse, indicazioni fuorvianti ecc. Durante i sopralluoghi calcolo anche le tempistiche medie per gli spostamenti.

 Contatto tutti i fornitori, per presentarmi, conoscere le loro tempistiche e sentire da loro se hanno delle preoccupazioni e quali sono i passaggi più difficili per il lavoro di ciascuno. Anche questa fase è fondamentale perchè bisogna creare da subito un buon spirito di squadra. Preciso infatti che il Wedding Coordinator non deve mai intralciare il lavoro dei vari professionisti o fornitori, nè sostituirsi a loro, ognuno ha le proprie competenze! Durante gli eventi sono il punto di contatto tra tutte le squadre, perchè sono a conoscenza delle tempistiche, delle difficoltà e dei compiti di tutti.

 Dopo queste operazioni preliminari mi metto a tavolino e studio possibili soluzioni, cercando di risolvere o almeno ridurre il più possibile tutte le problematiche riscontrate.

 Faccio una seconda chiacchierata con gli sposi mirata a illustrare le soluzioni che ho trovato e per dare loro alcune indicazioni mirate per il loro matrimonio.

 Stendo ufficialmente il piano della giornata e lo passo a tutti i fornitori insieme ai miei contatti e a tutti i contatti, le informazioni e gli indirizzi utili.

 Infine si va in scena! Sono presente per tutta la durata dell’evento, dall’inizio degli allestimenti (a volte anche 1-2 giorni prima) fino a dopo il taglio della torta. Durante la giornata, grazie al rapporto creato con i fornitori e al piano della giornata realizzato in modo da minimizzare i rischi, coordino e controllo che tutto proceda come stabilito, che tutti sappiano cosa fare e dove andare, che gli orari siano rispettati e la macchina organizzativa funzioni alla perfezione.

 In caso di problemi faccio da filtro e impedisco alla preoccupazione di raggiungere gli sposi e rovinargli la giornata. Gli sposi e le loro famiglie sono in un turbine di emozioni in cui anche il minimo problema si ingigantisce. Il mio compito non è quello di chiamare la sposa e dire “Aiuto! C’è un problema, omioddio come faremooo?” ma in caso di imprevisti insieme alla squadra e ai miei collaboratori cercare di trovare la soluzione migliore più rapidamente possibile e solo dopo, e solo se necessario, informare gli sposi.

Il servizio di Wedding Coordinator garantisce un matrimonio perfetto? Beh, no. Il matrimonio perfetto probabilmente non esiste! Anche con la migliore organizzazione e un piano a prova di bomba durante la giornata si presenta sempre qualche piccolo imprevisto o qualche minimo ritardo. Ma essendo sul posto e lavorando fianco a fianco con tutti i fornitori e i professionisti coinvolti si riesce a trovare una soluzione a tutto e gli sposi e gli invitati non si accorgono di niente.

Ho detto “una soluzione a tutto”? Mi correggo, una soluzione a quasi tutto. Per esempio ancora non sono riuscita a trovare un modo per evitare che piova. Ma ci sto lavorando! 🙂

Ovviamente oltre al servizio completo, che trovate nella nostra pagina servizi è possibile scegliere varie opzioni, per un servizio ridotto oppure ancora più articolato. I servizi Alchimie sono sempre completamente modificabili e personalizzabili.

Per preventivi e informazioni contattatemi con un commento al blog o tramite email.

Dalla Stark Tower per oggi è tutto!

♥♥♥ Claudia