Il coordinamento del matrimonio: prevenire gli imprevisti in 10 step

26 Ott Il coordinamento del matrimonio: prevenire gli imprevisti in 10 step

Ho iniziato a muovermi nel campo degli eventi a soli vent’anni e non avevo la minima idea di cosa significasse il coordinamento del matrimonio.

Ho iniziato con l’organizzazione di eventi e feste private. È stata una bellissima esperienza, ma ho scoperto a mie spese che si trattava di un lavoro molto difficile. Soprattutto quando sei solo una pischella di buona volontà.

Non pensavo di farne una professione, ma il mondo degli eventi mi ha conquistato e negli anni sono stata letteralmente rapita dal settore dei matrimoni, tanto da abbandonare gradatamente la mia carriera di architetto e decidere di dedicarmi a tempo pieno a questo lavoro che mi ha rubato il cuore.

All’epoca andava molto di moda il film con Jennifer Lopez “Prima o poi mi sposo” (titolo originale “The Wedding Planner”). In particolare la prima scena, quella in cui Mary fa la regia del matrimonio, ha contribuito a creare in Italia l’immagine della wedding planner.

Questo film viene continuamente citato quando si parla della mia professione, si ripropone come la peperonata, quindi vorrei fare alcune precisazioni in merito. Capisco che vedendolo si possa essere colpiti dal pomposo allestimento floreale, dal look di JLo o da piccoli dettagli divertenti, come l’auricolare o la giacca super accessoriata da far invidia all’ispettore Gadget. Capita anche a me, quando lo guardo, di lasciarmi distrarre da questi elementi.

Quello che si vede chiaramente, invece, è che la wedding planner supporta gli sposi e le loro famiglie sia da un punto di vista psicologico (aiuta la sposa a superare una crisi, rimette in sesto il padre della sposa perso nei ricordi) che pratico (dà indicazioni alla  damigella, avvisa i testimoni di prepararsi) e funge da punto di riferimento per i fornitori e professionisti del settore.

È a lei infatti che i fotografi si rivolgono dicendo “Non riusciamo a trovare il padre della sposa” ed è sempre lei che dà il via ad un’operazione diplomatica per liberare la visuale al video-operatore, così come è sempre lei che si assicura che il sacerdote mantenga la sua posizione e non sparisca proprio nel momento clou.

La wedding planner non si occupa degli allestimenti, non si sostituisce ai fornitori nello svolgimento del loro lavoro, non è una presenza invadente e prepotente, ma piuttosto sorridente e discreta.

Esattamente quello che dico –e che mi attira le critiche delle colleghe fiocchettare- da sempre: il matrimonio è realizzato da una squadra di professionisti, ciascuno con le sue competenze, e la wedding planner si occupa di fare da interprete tra le loro diverse esigenze e quelle degli sposi.

La wedding planner è il direttore d’orchestra, deve aiutare tutti i musicisti a lavorare insieme al meglio. Certo, in alcuni casi può correre in aiuto di questo o quell’altro professionista, ma è impensabile che stia lì a sistemare fiori e allestire confettate.

“Prima o poi mi sposo” è del 2001. Otto anni dopo, nel 2009, gli operatori del settore italiani mi prendevano per pazza quando facevo loro notare questa semplice verità. Molti di loro probabilmente mi considerano pazza ancora oggi, ma i fatti mi danno (ovviamente) ragione.

La cosa buffa è che proprio le mie colleghe che promuovono l’immagine della wedding planner faccendiera, che sistema fiori e annoda nastri, usano il film “Prima o poi mi sposo” per convincere i clienti che sanno di cosa stanno parlando.

Ma in “Prima o poi mi sposo” si parla del contrario. Non si parla di wedding planner che fanno le allestitrici o confezionano bomboniere. Si parla di una wedding planner che accompagna gli sposi durante i preparativi e che coordina il matrimonio. Ciascun fornitore fa il suo lavoro, quello che gli riesce meglio e che ha le competenze e l’esperienza per fare, e la wedding planner li coordina.

Quindi la prossima volta che usate “Prima o poi mi sposo” per spiegare ai clienti perché potete fare tutto voi, sappiate che avete sbagliato film. Tutto qui.

LA VERA CAUSA DELLA CATTIVA RIUSCITA DI MOLTI MATRIMONI È LA PRESENZA DI UNA WEDDING PLANNER INCOMPETENTE

Attenzione: non sto dicendo che non esistano brave wedding planner che hanno iniziato facendo i lavoretti. Se hai scoperto questo mondo durante l’organizzazione del tuo matrimonio o mentre cercavi di raggranellare qualche soldo vendendo le tue creazioni artigianali, mi rendo conto che questa possa essere una via d’accesso al settore.

Da professionista non condivido questo approccio, però capisco il ragionamento che c’è dietro. Quello che assolutamente non riesco a concepire è la pretesa di iniziare un’attività imprenditoriale basandosi su questo tipo di esperienze. Hai organizzato il tuo matrimonio, e quindi? Sei brava con i lavoretti, e quindi?

La cosa triste è che le coppie di sposi non hanno gli strumenti per distinguere i professionisti dai ciarlatani. Si fidano e si affidano alla fiorista che si improvvisa wedding planner (perché in tempi di crisi “tutto fa brodo” = non è una fiorista abbastanza brava da riuscire a campare con il suo lavoro) o al titolare della location che propone qualche ragazzetta alle prime armi o la cognata “creativa”, affibbiandole questo titolo.

Ancora oggi, circa il 60% delle persone che decidono di avviare un’attività come wedding planner molla dopo il primo anno, un ulteriore 20% dopo i primi tre anni (i dati sono stati rilevati da me empiricamente). Quelle che non mollano, perché hanno un secondo lavoro che permette di pagare le bollette, o un marito paziente che dà spazio e sostegno economico alla loro ambizione, fanno pochissimi matrimoni all’anno (o nessuno).

Ovviamente non stiamo parlando di persone che studiano, si preparano e fanno tutti i passi corretti per iniziare nel modo migliore un’attività imprenditoriale, ma di gente che è partita sull’onda dell’entusiasmo senza avere un piano o delle competenze.

Quello che dobbiamo chiederci è: che genere di servizi possono offrire ai loro sposi?

In Italia il numero di agenzie che spuntano come funghi e silenziosamente spariscono è estremamente elevato. Moltissime wedding planner si sono rassegnate ad avere parallelamente un lavoro fisso, che paghi le spese dell’attività, pur di non unirsi all’esercito di quelle che chiudono continuamente.

Come risultato, il livello dei servizi offerti è spesso scadente. Le wedding planner non hanno soldi né tempo da investire in formazione e comunicazione e sono bloccate in un limbo in cui non hanno clienti che consentano loro di mettersi alla prova, fare esperienza, migliorare le loro capacità, e guadagnare il necessario per studiare e farsi pubblicità per ottenere nuovi clienti.

Il numero di coppie che si è affidata alla wedding planner sbagliata e ha pagato sulla propria pelle la sua incompetenza è tristemente alto. Così come è elevatissimo il numero delle coppie che decide di fare da sé perché ha sentito raccontare le peggio cose sulle wedding planner o ha capito, dal loro modo di proporsi, che non sanno quello che fanno.

Ovviamente ci sono delle eccezioni, ci sono delle colleghe che nonostante abbiano due lavori fanno i salti mortali per continuare a formarsi, a migliorare e a studiare e che riescono a seguire con bravura impeccabile anche quell’unico matrimonio all’anno, ma sono una triste minoranza.

Un dato interessante è che cresce anche il numero delle coppie che capisce l’importanza della nostra figura professionale quando è troppo tardi e ha già rischiato l’esaurimento per organizzare il proprio matrimonio e non si è nemmeno goduto quel giorno. “Se l’avessi saputo mi sarei affidato ad una wedding planner” è una frase che ho sentito migliaia di volte.

Questo fa capire tre cose importanti:

• La prima è che chi non ha mai provato cosa significhi organizzare e coordinare un matrimonio non ha idea delle difficoltà a cui va incontro.
• La seconda è che il rischio di farsi seguire dalla persona sbagliata è molto elevato.
• La terza è che tra gli stessi operatori del settore c’è ancora molta confusione sulla nostra figura professionale.

CHE COS’È IL COORDINAMENTO DEL MATRIMONIO E PERCHÉ È INDISPENSABILE IN UN MATRIMONIO CONTEMPORANEO

Molti anni fa ho capito che il mondo del matrimonio era in rapida evoluzione e il processo di organizzazione tradizionale o il concetto stesso di “matrimonio all’italiana” sarebbe morto.

Ho capito infatti che non solo l’aiuto della mamma e della suocera sarebbe diventato un ostacolo più che un supporto, ma che nemmeno lo straordinario progresso tecnologico sarebbe bastato per semplificare la vita alle coppie di sposi.

In Italia la maggior parte delle coppie ha dei ritmi di vita ai limiti della follia. Tra lavoro, studio, gestione della casa e della famiglia, il tempo libero è un pallido miraggio e se si vuole dedicare tempo anche agli amici, agli hobby e al sacrosanto riposo, far entrare tutto nelle ventiquattr’ore diventa un’impresa titanica.

La maggior parte delle coppie che ho incontrato in questi anni non dorme più di 5-6 ore a notte e non ha che poche ore nel week end da dedicare ai preparativi.

Una grandissima parte dei sogni e desideri degli sposi oggi deriva da ispirazioni scoperte online. Internet ha trasformato una festa che si basava su logiche e tradizioni locali in un grande evento di ispirazione internazionale. Il risultato è che i matrimoni sono diventati più complessi, più difficili da organizzare, più ricchi di dettagli, indubbiamente più belli.

Più il gioco si fa complesso, più la probabilità che si verifichino degli imprevisti si alza, soprattutto quando alle spalle non c’è un’organizzazione professionale che tenga conto a monte di queste eventualità.

Mettere tutti i professionisti nelle condizioni ideali per tradurre tutte queste ispirazioni, idee e spunti in azioni concrete, efficaci e a prova di imprevisto è quello che io chiamo “Coordinamento del matrimonio”, e tutti i miei sforzi sono andati in questi anni nella direzione di studiare e perfezionare un vero e proprio sistema per seguire la regia di un matrimonio, nella maniera più efficace, flessibile e sicura per gli sposi.

Da ragazza tutto ciò che ho imparato è stato l’approccio “superstizioso” alla regia di un evento. Quello che potremmo definire “incrociare le dita e sperare che vada tutto bene”. È stata anche la ragione per la quale ho pensato milioni di volte che quello non sarebbe mai stato il mio lavoro. Stiamo parlando del motivo principale per cui oggi le persone si pentono di non aver avuto una wedding planner.

L’organizzazione professionale del matrimonio in Italia si basa sul cercare fornitori abbastanza buoni e il più possibile generosi con le provvigioni, convincere gli sposi ad assumerli e sperare nella buona sorte. Orde di fornitori che ti sommergono di curriculum e di offerte pregandoti di farli lavorare, contrattazioni interminabili con gli sposi, litigate con i loro genitori, criteri di scelta casuali che si uniscono ad una crescente ansia, e infine l’abitudine tutta italiana di giustificare i danni con un generico “siamo stati sfortunati”. Funziona così.

Tu lo sai, i fornitori lo sanno e lo sa per certo anche tua suocera, che sta lì pronta a dire “ te l’avevo detto”.

Ho studiato tutto il possibile e l’immaginabile nel corso degli anni a proposito dell’organizzazione e coordinamento del matrimonio e non mi vergogno a dire che per anni ho messo in pratica dei meccanismi completamente sbagliati, perché erano tutto quello che conoscevo e che il mondo della formazione italiana offriva, prima di capire che stavo sbagliando qualcosa e decidere di cambiare strategia.

La cosa più interessante è che c’è un paradosso veramente simpatico: per anni non ho voluto insegnare ad altre wedding planner questi metodi tradizionali che pongono l’accento sulla provvigione e sul procurarsi matrimoni abbassando il prezzo agli sposi senza preoccuparsi del risultato e della buona riuscita dell’evento. Ho iniziato ad insegnare solo dopo aver studiato e creato un metodo efficace ed averlo applicato e perfezionato nei primi cento matrimoni. Sono stata coerente il più possibile, a differenza di queste cosiddetti “insegnanti”.

Oggi invece c’è ancora una marea di wedding planner che insegna per sbarcare il lunario, perché non ha matrimoni. Ci sono intere scuole che vendono corsi di formazione fatti da persone con nessuna esperienza, che continuano a spiegare alle aspiranti che devono farsi la loro squadra di fornitori “di fiducia” da vendere agli sposi e che il loro compito il giorno del matrimonio è allestire la confettata.

Senonché, mentre insegnano queste cose alle future wedding planner, non fanno matrimoni e quei pochi che fanno sono un disastro perché non sanno coordinarli! (Lo so perché ho conosciuto tante coppie di sposi deluse dalla loro wedding planner che hanno scoperto di essere stati usati come cavia)

Quindi ora siamo arrivati a corsi di wedding planner interamente incentrati su galateo, mise en place e confettate, in cui l’aspetto del coordinamento viene solo accennato o saltato a piè pari.

Ma a parte questa nota di colore, man mano che il matrimonio contemporaneo si fa più complesso e di stampo internazionale, man mano che si rende necessario tenere sotto controllo sempre più piccoli e grandi dettagli e far lavorare insieme tanti professionisti con metodi, esperienze e idee diverse, diventa sempre più evidente come questo tipo di approccio metta a repentaglio la buona riuscita dell’evento.

A CHI SERVE E PER QUALI MATRIMONI È INDISPENSABILE IL COORDINAMENTO PROFESSIONALE?

Il punto è questo: assumere dei bravi fornitori –il loro nomi sono spesso a portata degli sposi grazie al passaparola e alle recensioni online- è certamente il punto di partenza. Il problema è che, anche se tu hai ingaggiato i migliori professionisti e scelto una location eccellente (che magari però ha delle problematiche che per la tua inesperienza non sei in grado di valutare), questi fornitori non hanno un punto di riferimento comune né un metodo di lavoro univoco e possono non lavorare in armonia, non capirsi o peggio ostacolarsi a vicenda.

Certo, ci sono professionisti che si conoscono bene tra loro, hanno già lavorato insieme ecc… e ti diranno di non preoccuparti. Ma questa non è una buona ragione per affidare tutto al caso, se desideri un matrimonio ben riuscito. Ti spiego perché sinteticamente:

• Questi fornitori hanno ciascuno il proprio metodo di lavoro, che tu non conosci.
• Questi professionisti hanno fatto molti matrimoni ma non hanno mai fatto il TUO matrimonio, che ha caratteristiche uniche.
• Tutti loro non corrono rischi, perché una volta che hanno fatto bene il loro pezzettino di lavoro hanno adempiuto al contratto e non hanno niente da temere da te.

Detto in modo ancora più semplice, se vuoi che il tuo matrimonio sia perfetto e vuoi ridurre i problemi al minimo e risolvere gli imprevisti che si verificheranno, finirai sempre per essere il punto di riferimento di tutti e di trascorrere la giornata risolvendo problemi.

Se avete organizzato un elopement e siete solo voi due a sposarvi o avete in mente di mettere le firme al comune e andare in pizzeria con una decina di amici, il coordinamento sarà relativamente semplice e puoi ragionevolmente pensare di farcela senza bisogno di aiuto. Ma se il tuo matrimonio prevede cerimonia, ricevimento, fornitori, dettagli e decorazioni le cose si fanno difficili. Più sono alte le tue aspettative e il tuo desiderio che tutto sia perfetto, più il rischio di fallire è elevato.

La tua emozione, la stanchezza fisica e psicologica, che si fa sentire nonostante la botta di adrenalina, e la tua inesperienza fanno sì che appena si presenta il problema che rischia di mandare a monte tutto quello che hai organizzato e sognato, tu sia completamente nel pallone. Per i genitori è lo stesso, anche con tutta la buona volontà vanno in confusione, la gioia del momento se ne va con l’arrivo della delusione e restano solo i conti da pagare per un matrimonio che non è andato come volevi.

Inoltre, negli anni successivi, ripenserai a quel giorno e non riuscirai a perdonarti di aver rovinato il tuo matrimonio o di averlo trascorso a correre di qua e di là per risolvere problemi invece di godertelo.

Acclarato questo, negli anni in cui ho studiato il mio metodo di lavoro, che ho continuato a perfezionare fino ad evolverlo completamente in qualcosa di molto più efficace di quanto non fosse agli inizi, mi sono resa conto che molte delle problematiche più comuni potevano essere completamente eliminate lavorando in maniera differente sin dalle prime fasi dell’incarico.

Invece che puntare tutto sulle mie pur notevoli capacità di problem solving durante il giorno del matrimonio, scoprendo le debolezze dell’organizzazione man mano che si rivelano, la procedura corretta è quella di studiare in anticipo la situazione, avere già chiare le fragilità dell’evento e prevenire la maggior parte dei problemi prima del matrimonio.

Questo non significa che sia meno necessaria la mia presenza quel giorno, c’è sempre qualche imprevisto a cui far fronte durante la giornata. Il coordinamento però deve iniziare prima, un mese prima è l’ideale, per poter studiare a fondo la situazione e ottenere il migliore risultato.

Un conto è fare problem solving e favorire il gioco di squadra dedicandosi solo a far fronte agli eventi inaspettati e non prevedibili, un conto è fare i salti mortali per tappare le falle di un’organizzazione che fa acqua da tutte le parti e presenta degli errori fatali.

UN EVENTO PERFETTO SI COSTRUISCE UN PASSO ALLA VOLTA

C’è una frase di Bill Murray che mi ha sempre fatto pensare:

Se la prima volta non hai successo, il paracadutismo non fa per te.

È facile trasportare nell’ambito del matrimonio questa frase, perché anche nel nostro caso non ci sono seconde occasioni. O meglio, ci auguriamo tutti che questo sia il tuo ultimo matrimonio.

L’importante è capire che non si può pretendere di avere un matrimonio da sogno se ci si affida al caso e alla buona sorte e:

• non si tiene conto della logistica
• non si verificano spazi e distanze
• non si valutano correttamente le tempistiche
• non si analizzano le varie metodologie di lavoro
• non si risolvono a monte gli ostacoli prevedibili
• non si preparano strategie per far fronte agli imprevisti

Per quanto possa esserci, e sempre ci sarà, gente baciata dalla fortuna, questa è una verità che sarà prima o poi riconosciuta da tutti gli operatori del settore. Un giorno nessun professionista accetterà di lavorare senza un wedding coordinator in grado di semplificargli il compito e di prendersi cura di tutte le problematiche che mettono a repentaglio la buona riuscita del suo lavoro. Magari tra molti anni, ma non importa.

Ogni coordinamento del matrimonio prima del giorno fatidico del sì deve passare attraverso degli step di preparazione alla buona riuscita dell’evento. Si può in alcuni casi cambiare l’ordine di questi passaggi, ma la ricetta alla fine è sempre la stessa.

Non importa che tipo di matrimonio tu abbia scelto di organizzare. Può essere un banchetto tradizionale o un cocktail party, puoi preferire una cerimonia civile, religiosa o all’americana, puoi avere 50 come 600 invitati, sposarti sulla spiaggia o in cima ad una montagna, a Natale o nel pieno dell’estate.

L’importante è che una corretta organizzazione sia completata da un coordinamento efficace, in grado di rispondere alla domanda che non ti fa dormire la notte:

“E se qualcosa dovesse andare storto?”

Lo scopo del coordinamento del matrimonio è proprio questo: risolvere i punti deboli dell’evento per prevenire le possibili cause di problemi e far fronte prontamente a quelli non prevedibili.

In una scala da 1 a 10 una corretta organizzazione, con i migliori fornitori e professionisti, fa arrivare il tuo matrimonio a 6. Diciamo 7 se il tuo matrimonio è molto semplice, avviene tutto nella stessa location (preparazione sposa e sposo, cerimonia, ricevimento) e gli invitati sono pochi.

Il che non significa che questo livello sia garantito. Sai benissimo che l’ultimo mese non sarà una passeggiata, che verranno al pettine tutti i nodi e si presenteranno degli ostacoli che potrebbero compromettere questo risultato.

Inoltre tu non vuoi un evento da 6-7, vuoi un matrimonio da 10 e lode. Siamo sinceri, a te non interessa che i tuoi invitati dicano “sì, è stato un matrimonio sufficientemente carino, senza infamia e senza lode”. Tu vuoi un evento che ti renda felice e ti riempia di orgoglio. Tu vuoi spaccare.

Il coordinamento del matrimonio è la soluzione più efficace non solo a tutti gli errori che puoi aver commesso durante l’organizzazione, ma anche a quelle problematiche di cui nemmeno conosci l’esistenza. È quel servizio che ti restituisce la serenità e il sonno e ti consente di goderti il tuo matrimonio senza affanno e senza preoccupazioni.

LA RICETTA PER UN MATRIMONIO CHE SPACCA

1. Scegli le migliori location e i migliori professionisti e fornitori (sì, significa che li devi PAGARE per quanto valgono!). Smettila di dare ascolto ad amici e parenti che ti consigliano “a mio cuGGino”, perché quando il cugino ti rovinerà il matrimonio ti morderai le mani.
2. Valuta attentamente la capacità di tutti gli operatori coinvolti di lavorare in team. Un genio non sempre è il miglior compagno di squadra.
3. Fai in modo di avere un piano alternativo che ti piaccia per ogni situazione di clima e temperatura.
4. Studia a tavolino le distanze, i tempi di percorrenza, il traffico e tutti i movimenti che tu, i fornitori e gli invitati dovrete compiere.
5. Organizza la giornata in maniera REALISTICA, praticabile e coerente. Fissarti su desideri irrealizzabili e pretendere l’impossibile non ti aiuterà ad ottenere il risultato che speri.
6. Prenditi il tuo tempo per fare verifiche, sopralluoghi, rilievi, misurazioni ecc, per non lasciare niente al caso e all’improvvisazione.
7. Eleggi un problem solver capace per la giornata del matrimonio, in modo che tutti si rivolgano a lui/lei e non a te per ogni necessità e problema. Fai in modo che non sia una persona emotiva né troppo coinvolta e che abbia nervi saldi. La mamma o tua sorella non ce la possono fare.
8. Gli invitati felici sono invitati collaborativi, fai in modo di coccolarli e prenderti cura di tutte le loro esigenze. Prevenire è meglio che curare anche in questo caso.
9. Stendi un piano della giornata preciso ed efficace e mandalo a tutti gli operatori. Deve tener conto di tutte le cose che abbiamo detto. Orari, procedure, piano A, B, C ecc.
10. Trova il modo di concludere i preparativi in anticipo e prenderti una vacanza o una pausa rigenerante prima del matrimonio. Ricordati che tu vuoi viverlo e godertelo, non fartelo passare sopra come un tir.

In sintesi: assicurati che tutti sappiano cosa fare, quando farlo e come ovviare ad eventuali problemi.

Se vuoi che di tutte queste cose si occupi una squadra di professionisti e che tutte le fragilità del tuo evento vengano passate al setaccio e risolte PRIMA del matrimonio ho la soluzione per te. Se vuoi che quel giorno ritardi imprevisti e problemi non tocchino la tua felicità io ci sono, pronta a schierarmi al tuo fianco per proteggere il tuo sogno.  Per maggiori informazioni clicca QUI.

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A presto!

♥♥♥ Claudia

[la vostra amichevole wedding planner di quartiere]